Le marché français de la dématérialisation des documents génère plus de 9,5 milliards d’euros, avec une croissance prévisionnelle moyenne de 5,3 % par an. Cette tendance prouve que les entreprises misent sur les traitements automatisés de leurs documents numériques. Faisons le point sur les avantages de la dématérialisation sur leur productivité.
Comprendre la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures bouleverse assurément le quotidien d’une entreprise. Le concept consiste à remplacer les factures au format papier par des factures électroniques. Toutefois, les données financières mentionnées dans les documents numériques sont hiérarchisées automatiquement. La mise en œuvre de processus comptables automatisés permet un gain de temps considérable. En effet, les actions de saisie sont réduites, tout comme la création, l’envoi et l’archivage des factures. Les avantages en termes de performance et de sécurité s’avèrent non négligeables. Comptez aussi sur une réduction des coûts de gestion de traitement.
Pour rappel, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire à partir de 2026. Quoi qu’il en soit, il s’avère judicieux de s’intéresser à la mise en place d’un traitement comptable automatisé des factures, si ce n’est déjà fait.
Comment l’automatisation améliore-t-elle la gestion comptable ?
La dématérialisation des factures contribue à réduire les erreurs humaines. En effet, les logiciels ne peuvent pas déroger aux règles strictes, d’où la précision des calculs. La fiabilité et la précision des informations financières sont garanties. Il est de ce fait plus facile pour les responsables de prendre des décisions avisées.
L’automatisation de la facturation simplifie les processus de paiement. Les impacts positifs sont constatés au niveau de la gestion des flux de trésorerie. En sus, l’automatisation comptable réduit les coûts opérationnels et favorise l’expérience client. La dématérialisation des factures permet aussi de gagner en stockage. Les entreprises sont en effet pleinement conscientes du volume de papier qu’elles sont contraintes d’archiver chaque année. Les contraintes en termes de conservation sont aussi à prendre en compte. Il ne faut pas omettre les inconvénients tels que la perte de documents et les besoins en espace de stockage.
Stratégies pour intégrer l’automatisation dans la gestion financière
L’intégration de l’automatisation dans la gestion financière et efficace d’une entreprise passe avant tout par le choix d’un logiciel sur mesure. La technologie doit fournir l’assistance technique nécessaire au bon fonctionnement du système comptable automatisé. Le concept nécessite une mise à jour des protocoles de conformité. Il s’agira surtout d’opter pour des solutions d’automatisation conformes aux systèmes de gestion existants. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, n’hésitez pas à vous rendre sur les plateformes spécialisées. À savoir que la mise en œuvre d’outils sophistiqués d’IA vise à rationaliser les opérations financières et, in fine, conduit à une optimisation de la productivité.
Concrètement, l’automatisation des processus de gestion, dont la facturation, s’opère en plusieurs étapes. La première consiste à déterminer le potentiel d’automatisation. La seconde étape sera axée sur l’analyse et l’optimisation des processus. Il est tout aussi essentiel de définir le processus exécutable, de créer des formulaires, de préparer le déploiement et d’exécuter le processus. Les efforts de dématérialisation concourent à une démarche RSE. Effectivement, les logiciels présentent une très faible émission de carbone. Vous contribuez également à la préservation de l’environnement grâce à une réduction drastique des consommables et du papier.
