La gestion d’une entreprise à domicile n’est pas aisée. Voici quelques exigences incontournables pour réussir cette gestion.
Optez pour des équipements numériques modernes
Dans des conditions normales, la gestion d’une entreprise à domicile implique généralement des employés individuels qui travaillent à domicile un ou deux jours par semaine. Afin de renforcer l’interaction sociale et de maintenir des rendez-vous réguliers sur place, ils sont régulièrement présents sur place dans l’entreprise.
Dans la situation actuelle, des équipes entières sont dans leurs bureaux depuis des mois. Pour les employés et les dirigeants, la situation présente de nouveaux défis. Heureusement, les possibilités offertes par les technologies de l’information et de la communication permettent des trajets courts et rapides entre l’entreprise et le siège social.
Ceux qui travaillent à domicile doivent être équipés d’appareils terminaux modernes, des ordinateurs portables et des téléphones. La meilleure protection possible de la transmission des données est garantie, par exemple, par une communication cryptée par courrier électronique ou des procédures d’appel sécurisées via un réseau privé virtuel.
Planifiez votre travail
Le travail dans un environnement domestique peut être associé dans un premier temps à un sentiment de liberté, d’autodétermination et de détente. Le bureau avec le patron et les collègues est éloigné. Travailler de manière aussi productive qu’au bureau exige donc un degré élevé de discipline, d’organisation et de maintien du contact.
Pour les personnes qui se rendent habituellement au bureau en voiture le matin, ces points peuvent présenter des difficultés inhabituelles. Lorsque toutes les communications se font uniquement par téléphone et par vidéo, l’un ou l’autre se sent rapidement seul.
Les entreprises peuvent contrecarrer une telle situation dès le départ par des mesures appropriées. Il est important que les employés du bureau à domicile aient une structure fixe et organisent leur journée de travail de telle sorte qu’ils puissent toujours être joints à certaines heures. La planification du travail à domicile dépend de chaque entreprise et de sa culture.
Mettez en place un lieu de travail fixe
Le lit ou le canapé ne convient pas comme bureau à domicile. Ces lieux sont destinés à la détente. Toutefois, si vous n’avez pas d’études ou de bureau entièrement meublé à la maison, vous pouvez certainement trouver un autre endroit dans votre appartement ou votre maison où vous pourrez travailler sans être dérangé.
Ce pourrait être un coin du salon avec un petit bureau. Il est important que le lieu soit reconnaissable comme un lieu de travail et que les ustensiles de travail puissent y être stockés.
Structurez votre journée
Commencez toujours votre journée de travail à domicile à la même heure et planifiez votre journée, y compris les pauses et l’heure de fermeture, lorsque vous commencez à travailler. Notez toutes les tâches qui doivent être effectuées. Les outils logiciels offrent un bon soutien à cet égard.
Vous pouvez utiliser un outil numérique pour la gestion des tâches. Bien entendu, cela peut aussi se faire sur papier, sous forme de liste colorée. Si vous accrochez les tâches quotidiennes sur votre lieu de travail, rien ne se perdra et vous apporterez des structures solides dans la journée. La gestion de votre entreprise à domicile devient ainsi plus facile et plus structurée.
Fixez-vous des objectifs quotidiens
Pour réussir la gestion de votre entreprise, utilisez des méthodes agiles pour organiser le travail au sein de vos équipes. À titre d’expérimentation, coordonnez vos activités brièvement le matin ou le soir et établissez un ordre de priorité pour les tâches de la journée.
Agile ou non, dans toute organisation du travail, cela fait une différence que vous soyez avec votre équipe en personne ou que vous travailliez seul devant votre ordinateur. Il est préférable d’être proactif et de rester en contact avec ses collègues, ses pairs et ses dirigeants. Des objectifs quotidiens clairs aident à structurer les tâches.
Définissez ce que vous voulez avoir réalisé à la fin de la journée de travail et planifiez vos tâches de manière aussi ambitieuse qu’au bureau. Il est judicieux de discuter de la structure quotidienne avec vos colocataires afin que chacun soit informé des horaires de travail respectifs.
Habillez-vous comme si vous alliez au bureau
Porter les bons vêtements pour la bonne occasion vous fait vous sentir bien. À moins que les réunions ne soient programmées par vidéo, il est facile de passer la journée de travail en pyjama ou en pantalon de jogging confortable.
Si vous prenez le temps de vous préparer à la maison comme vous le feriez dans une journée normale, vous adopterez la routine habituelle et passerez plus rapidement en mode professionnel.
Après le travail, vous pouvez enlever vos vêtements de travail et les remettre dans votre tenue confortable, ce qui permet de séparer efficacement le temps libre du temps de travail.
Communiquez de manière transparente
Au bureau, les collègues peuvent voir quand vous arrivez et participent activement. À la maison, ce n’est pas le cas. Pour que tout le monde sache quand vous travaillez, il est préférable d’informer les autres de vos temps de présence et d’absence.
Vos heures de travail sont stockées sur l’intranet pour que chacun puisse les consulter, et lorsque vous êtes en ligne dans l’outil de chat, tout le monde peut voir si vous êtes présents. Tout comme au bureau, où vous vous saluez et vous dites au revoir activement, communiquant ainsi le début et la fin des heures de travail, les mêmes salutations peuvent se reproduire virtuellement via votre chat.
Si une personne est indisponible en raison d’une réunion ou est actuellement en vacances, cela ressort clairement du calendrier des employés. En outre, vous pouvez utiliser des formats agiles tels que les quotidiens ou les réunions et vous mettez tous les membres de l’équipe sur la même longueur d’onde chaque jour.
Créez les conditions techniques préalables
Afin de mettre en œuvre avec succès les points décrits, une technologie qui fonctionne bien et des outils innovants basés sur le web apportent une contribution décisive. Ils constituent la meilleure base pour faire du travail à domicile une réussite.
Il est essentiel de disposer d’un équipement informatique moderne avec un bon système de vidéoconférence, un outil pour le chat en équipe, un logiciel de collecticiel et une bonne connexion aux systèmes du bureau, du centre de données.
Vos employés disposent tous d’un téléphone portable d’entreprise qu’ils peuvent également utiliser à titre privé. Les téléphones du bureau sont remplacés par des portables afin que chacun puisse téléphoner comme d’habitude et être joint par d’autres personnes.
En procédant à la gestion de votre entreprise à domicile selon les exigences développées, vous allez connaître du succès. Vos différentes transactions s’effectueront en toute sécurité et vous maintiendrez la confiance de votre clientèle.
