Comme son nom l’indique, un logiciel de planning vous permet de planifier l’emploi du temps de vos collaborateurs. Cet outil peut aussi servir à programmer les prises de rendez-vous avec vos prospects et clients pour développer des relations durables. Pour ce faire, vous avez accès à un vaste éventail de fonctions. Son utilité n’étant plus à démontrer, il vous fait bénéficier d’un grand nombre d’avantages.
Un logiciel planning éviter les pertes de temps
Utiliser un logiciel de planning gratuit constitue le moyen simple de remédier aux oublis à l’origine de pertes de temps inutiles. Avec cet outil, vous en avez fini avec l’envoi d’emploi du temps par SMS, les demandes orales de congé, etc.
De ce fait, chacun de vos employés devient responsable de ses rendez-vous, des changements au niveau de son emploi du temps, etc. Selon les fonctionnalités proposées, il est possible de le configurer pour permettre les échanges de shifts entre les collaborateurs. Mieux, les principales informations sur les salariés sont centralisées et faciles d’accès.
Économiser sur les coûts de main-d’œuvre
Dans un souci d’efficience, chaque manager est tenu de procéder aux calculs du coût réel de sa main-d’œuvre. Cette opération devrait se faire par département, mais aussi par collaborateur.
Malheureusement, peu d’organismes effectuent cette tâche dans la réalité. En utilisant un logiciel de planification, vous pouvez effectuer ces calculs en un minimum de temps. Certaines plateformes sont même capables de l’exécuter automatiquement en fonction de vos besoins. Vous pouvez aussi les paramétrer selon vos objectifs. Par conséquent, vous êtes en mesure de réagir très vite pour ajuster le nombre d’employés affectés à une tâche.
Préserver l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle
Grâce aux logiciels de planification des tâches, vos collaborateurs bénéficient d’une grande souplesse dans l’établissement et la gestion de leur emploi du temps. Ainsi, un employé peut facilement définir le nombre d’heures nécessaires pour réaliser son travail.
Ensuite, il n’a qu’à le signifier à son supérieur hiérarchique et les autres membres de son équipe. En tant que manager, cela vous permet de prendre rapidement les mesures adéquates. Pour vos collaborateurs, un tel outil est d’une aide précieuse pour dissocier vie professionnelle et vie privée pour un meilleur équilibre.
Améliorer le taux de rétention des employés
Une meilleure gestion du temps, c’est également l’un des avantages indéniables de l’utilisation d’un logiciel de planification. Dans une entreprise, il arrive en effet que les employés ne souhaitent pas faire le même nombre d’heures de travail.
Avec cet outil à votre disposition, vous pouvez vérifier si l’horaire planifié est conforme ou non aux heures voulues par chaque collaborateur. Ce qui évite les frustrations et les conflits au niveau des horaires. Cet outil contribue donc à instaurer une bonne relation entre les salariés, mais aussi entre la direction et les employés. Par ricochet, le taux de roulement est plus faible.
Optimiser la communication en entreprise
Un logiciel de planning participe à l’optimisation de la communication au sein de l’entreprise, vitale pour un travail en équipe efficace. À l’image des réseaux sociaux comme Facebook Messenger, il vous est possible de lancer des discussions privées.
La seule et unique différence est que tout se déroule sur une plateforme professionnelle et sécurisée. Vous pouvez échanger et communiquer en temps réel avec vos collaborateurs. En même temps, vous n’avez plus à vous occuper de la gestion chronophage des appels, des SMS, etc. En cas d’absence, trouver le bon remplaçant devient simple.
Faire un bon suivi des salariés
Un logiciel de planification permet d’effectuer un suivi efficace de vos collaborateurs. Selon l’outil choisi, il comprend une pointeuse numérique qui peut être configurée en fonction de vos besoins.
À l’aide de ce système de pointage, vous gardez un œil observateur sur les heures de travail effectives de chaque salarié. Les entrées et les sorties sont donc pointées et enregistrées étant donné que la pointeuse est connectée à votre logiciel. Il ne vous reste plus qu’à comparer le temps de travail réel et celui planifié pour détecter toutes anomalies. Ce qui simplifie l’analyse du registre de présence.
Réduire l’absentéisme et les retards
L’utilisation d’un logiciel de planning comme Monday constitue aussi un excellent moyen de réduire les absences et les retards. Bon nombre d’entreprises sont confrontées à ces problèmes pour la simple raison que l’envoi du planning se fait tardivement.
Que ce soit pour l’employeur ou pour les employés, envoyer les plannings à la dernière minute engendre des désagréments au niveau de l’organisation du travail. Comme les absences et les retards doivent être notés, cela génère de l’insatisfaction pour les deux parties. Avec cet outil, la notification des changements est automatique pour tous les collaborateurs.
Les avantages d’utiliser un logiciel planning sont nombreux et diversifiés pour l’entreprise comme pour les salariés. Opter pour une plateforme gratuite vous fait en plus économiser de l’argent.
